Inventarislijst

Dit is het startscherm van ‘Inventaris’; het is tegelijkertijd een overzicht- en een invoerscherm.

Onderaan deze pagina hebt u een voorbeeldscherm (klik erop om het te vergroten)

We onderscheiden drie blokken van links naar rechts:

1. Inventarislijst.  Hier verschijnen alle inboedel artikels die u ingebracht heeft. Bovenaan dit navigatieblok is een filter dat standaard de artikels ‘In gebruik’ toont. Met de positie ‘Niet in gebruik’ kunt u door de lijst bladeren van de artikels die niet langer in gebruik of bezit zijn.
Door op het '+' teken te klikken kunt u hier artikels tevoegen. Als u op het '-' teken klikt wordt het geselecteerde artikel klaargezet voor verwijdering. De effective verwijdering gebeurt wanneer u op 'Opslaan' klikt.
​Er is ook een zoekveld waarmee u een artikel kunt zoeken waarvan u zich de merknaam niet meer herinnert.

2. ​Het middenblok toont de kenmerken van het artikel dat in de Inventarislijst geselecteerd is.

2.1.   In de Fiche zone kunnen de volgende kenmerken bewerkt worden:

  • Merk – keuzelijst die apart onderhoudbaar is via 'Basisgegevens bewerken / Merken' ,
  • Model,
  • Serienummer,
  • Omschrijving - de omschrijving wordt automatisch bij de merknaam gevoegd om de artikel naam aan te maken, die bv. in het linker blok gebruikt wordt,
  • Aantal stuks,
  • Oorsprong – keuzelijst die apart onderhoudbaar is via 'Basisgegevens bewerken  / Merken',
  • Aankoopdatum ,
  • Aankoopwaarde ,
  • Aantal maanden garantie ,
  • In gebruik of niet - keuzelijst,
  • Verzekering -  keuzelijst die apart onderhoudbaar is via 'Basisgegevens bewerken  / Verzekering'. Als u dit veld leeg laat wordt het artikel beschouwd al 'niet verzekerd'
  • Afschrijvingstype – keuzelijst die apart onderhoudbaar is via 'Basisgegevens bewerken  / Afschrijving'  en die bepaalt over hoeveel jaren het artikel afgeschreven wordt,
  • Indicator of het artikel periodiek onderhoud nodig heeft (wat het artikel selecteerbaar maakt in Overzicht / Taakplanning),
  • Label  (bv. een sticker met barcode of nummer die op het artikel aangebracht is),
  • Locatie van het artikel – keuzelijst die apart onderhoudbaar is via 'Basisgegevens bewerken / Locatie Artikels' - om aan te duiden waar het artikel zich bevindt,
  • Locatie van zijn originele verpakking - keuzelijst die apart onderhoudbaar is via 'Basisgegevens bewerken  / Locatie Verpakking'

Opmerking: de vet gedrukte veldnamen duiden velden aan die verplicht zijn; zonder deze informatie kan de fiche van het artikel niet vastgelegd worden.

2.2  De tweede zone van het middenblok gaat over de externe documenten. Hiermee worden bedoeld de factuur en de handleiding(°) van het artikel. Deze bestanden worden buiten de Inventaris database opgeslagen - in pdf formaat - in een map naar uw keuze (bv. in een map binnen 'Mijn Documenten').
Zij worden dus ook niet meegenomen in de back-up van de Inventaris database, en u moet de locatie van die documenten opnemen in de periodieke back-up van uw pc.

Als u een artikel invoert kunt u door op de 'Nieuwe factuur' (Nieuwe handleiding) knop te klikken - met een bestandenkiezer -  het factuur (handleiding) bestand selecteren en in de database opslaan. Als er geen factuur (handleiding) voorhanden is klikt u op de 'Er is geen factuur' ('Er is geen handleiding') knop.
​Om de factuuur of handleiding te raadplegen klikt u op 'Naar de factuur' of 'Naar de handleiding'. Het betrokken document wordt dan in de standard pdf lezer van uw pc geopend (bv. Adobe© Acrobat© of Microsoft© Edge©).

(°) Tip: het overgrote deel van handleidingen is op het internet te vinden in pdf formaat.

2.3  Buiten gebruik. Om een artikel buiten gebruik te stellen, wijzigt u in de Fiche het 'In Gebruik?' veld en verwijdert u de eventuele Verzekering. Het systeem laat geen verzekering toe voor een artikel buiten gebruik. In de derde zone van het middenblok kunt u de volgende informatie invoeren:

  • Buiten gebruik datum,
  • Bestemming die het artikel kreeg toen het buiten gebruik gesteld werd - keuzelijst die apart onderhoudbaar is via 'Basisgegevens bewerken  / Bestemming',
  • Verkoopwaarde (wat u er voor gekregen hebt bij verkoop).

Bovendien zijn er berekende velden:

  • Indicator of het artikel nog onder garantie is of niet - berkend op basis van de aankoopdatum en het aantal maanden garantie. Indien aangevinkt is het artikel nog onder garantie,
  • De huidige waarde (gebaseerd op de aankoopwaarde en het afschrijvingstype),
  • Net bestede waarde = aankoopwaarde – verkoopwaarde.

 

3. Details. Dit blok heeft twee bladen (tabs):

  • Afbeelding. Hier kunt u afbeelding(en) van het artikel opslaan / raadplegen;
  • Herstellingen. Hier kunt u noteren op welke datum welk onderhoud of herstelling heeft plaatsgevonden en de kosten.

Opmerking: als u scans van afbeeldingen of facturen wilt invoeren moet u beschikken over een scanner en bijhorende software; "Inventaris" bevat geen scannersoftware.

Referentie: