Externe Documenten

Inleiding

Handleidingen en facturen worden beschouwd als externe documenten.
Hiermee bedoelen we dat zij niet opgeslagen worden in de database zelf; alleen hun bestandslocatie wordt opgeslagen en zij kunnen vanuit 'Inventaris' geraadpleegd worden.

Dit menu item beoogt het beheer van deze documenten:

- welke artikels hebben geen factuur of gebruikershandleiding?
- is de verwijzing naar de externe document nog up-to-date?
​- hoeveel artikels hebben externe documenten?

De redenen voor externe documenten zijn tweevoudig:

  • zulke documenten kunnen behoorlijk groot zijn en dus veel plaats in de database innemen, wat de performantie niet ten goede komt en, belangrijker;
  • pdf bestanden die in een database opgeslagen worden geven, afhankelijk van de software waarmee zij aangemaakt zijn, eventueel problemen bij het raadplegen.

 

Beschrijving

Het menu item 'Externe documenten' omvat vier schermen die het extern documentbeheer als onderwerp hebben:

 

1. Zonder factuur.


 

​In het linkerblok worden alle artikels opgelijst waarvoor in de fiche het 'Factuur' veld leeg gelaten is; Het rechterblok laat u toe om de situatie recht te zetten:
​- via 'Nieuwe Factuur' een verwijzing naar het document invoeren, of;
​- via 'Er is geen factuur' aangeven dat je geen factuur hebt.

2. Zonder handleiding

Hetzelfde als 'Zonder factuur', maar dan voor de gebruikershandleidingen.

3. Externe Documenten Locatie

Het nadeel van het 'externe documenten' systeem is dat, wanneer u - buiten 'Inventaris' om - de externe documenten op het systeem verplaatst, de verwijzing ernaar in de database niet langer geldig is. Het scherm 'Externe Documenten Locatie' biedt hier de oplossing.

Dit scherm heeft drie 'tabs':
​- artikels met externe documentatie bestanden;
- artikels met externe factuurbestanden;
​- tip

Het lijst de artikels met hun externe documenten locatie en de indicator 'Bestand bestaat'. Als deze indicator aangevinkt is betekent het dat het bestand waar naar verwezen wordt effectief bestaat op het systeem.
​Om de artikels te zien waarvoor het externe bestand niet gevonden is selecteert u het kolom hoofd van 'Bestand bestaat' en filtert daar op 'false':

 

Er zijn dan twee manieren om te verbeteren:
​- als u de locatie kent, direct in de kolom 'Documentatie Locatie'.
- als u de locatie niet kent, klikt u op de artikelnaam; dan opent een scherm waarin u de bestandenzoeker kun activeren.

Dezelfde uitleg geldt voor de facturen.

4. Statistiek

Dit scherm geeft:
​- het absoluut aantal artikels in het systeem, opgesplitst in 'In gebruik' en 'Niet in gebruik';
​- percentage van ingevulde externe bestanden (factuur/handleiding); opgesplitst in 'In gebruik' en 'Niet in gebruik'